Raus aus dem Büro

Arbeiten geht auch anders

 

Datenschutz ist ein Grundrecht, nämlich das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Dies ist das Recht des Einzelnen, selbst über die Verfügbarkeit, die Vertraulichkeit und die Integrität der ihn persönlich betreffenden Daten zu bestimmen. 

Wir gewährleisten ohne Einschränkung die Einhaltung aller Gesetze und Verordnungen im Bereich des Datenschutzes. Dies gilt insbesondere für die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über unsere  Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte hinsichtlich dieser Verarbeitung (Stand: Mai 2018):

1. Wer ist für unsere Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich?

FlexKontor GmbH
Dipl.-Kfm. Thomas Ormeloh
Vogelbrinkstraße 25
59075 Hamm
Telefon: +49 2381 489491
Telefax: +49 2381 489526

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

2. Welche Quellen und welche personenbezogenen Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Dienstleistungen, über unser Bestellformular oder über unser Kontaktformular von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir - soweit erforderlich - personenbezogene Daten, die wir von Dritten (z.B. Steuerberatern) zulässigerweise (z.B. aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben.

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Beispiele: Name, Adresse,  Telefon, E-Mail-Adresse und Zahlungsverkehrdaten (z.B. IBAN).

3. Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (Zweck der Verarbeitung)?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten lediglich:

  • zur Vorbereitung und Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO): Diese Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung von Dienstleistungen im Rahmen unserer Liefer- und Serviceverträge mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.
  • im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO): Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:
    • Werbung, soweit Sie dieser Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben.
    • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
    • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
    • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen.
  • aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO): Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe an Steuerberater) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann aber jederzeit formlos widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

 4. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Zugriff auf Ihre Daten erhalten. 

 Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb unseres Unternehmens können also beispielsweise sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen.
  • Dienstleister (z.B. FIBUdata Softwareentwicklung GmbH, die für uns Service- und Finanzdienstleistungen erbringt).

5. Werden Ihre personenbezogenen Daten in Drittstaaten übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (so genannte Drittstaaten) findet nicht statt.

6. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen: Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften: Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Welche Rechte haben Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten?

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach § 34 und § 35 BDSG-neu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG-neu).

Bezüglich des Rechts auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO weisen wir darauf hin, dass unsere Datenverarbeitungssysteme lediglich die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten als strukturiertes, maschinenlesbares PDF-Dokument gestatten.

Hinsichtlich des Widerspruchsrechts nach Art. 21 DS-GVO haben Sie insbesondere folgende Rechte:

  • Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO  (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr derartig verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von personenbezogen Daten zu Werbezwecken: In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit formlos Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir diese Verarbeitung zukünftig unterlassen.

Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Kommentare zum Thema Datenschutz haben, so richten Sie diese bitte an:

FlexKontor GmbH
Prof. Dr. Rainald Schöneberg
Vogelbrinkstraße 25
59075 Hamm